Administratie

De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) biedt voor jouw bedrijf fiscale voordelen wanneer je je bezig houdt met speur- en ontwikkelingswerk (S&O). Wanneer je WBSO-subsidie ontvangt, dan moet je aan een aantal verplichtingen voldoen. De RVO controleert namelijk de uren uit de aanvraag wel worden gerealiseerd. Als je niet aan alle voorwaarden voldoet, bestaat de kans dat je een deel van de subsidie moet terugbetalen of je krijgt een boete.

Er worden vaak nog fouten gemaakt met de WBSO-administratie. Daarom leggen wij precies uit waar je aan moet voldoen en hoe je de administratie zo handig mogelijk kan inrichten.

Heb je een specifieke vraag? Neem contact op of plan direct een adviesgesprek.

Neem contact op

Home
Subsidies
WBSO
Administratie

Urenadministratie
Projectadministratie
Administratie kosten & uitgaven
Te bewaren documentatie

Organisaties zijn verplicht alle S&O-uren te registreren. Concreet betekent dit dat een registratie gevoerd moet worden van de S&O-uren per persoon, per dag, per project.
Zorg er verder voor dat de urenadministratie klopt met de verlof- en ziekteadministratie. Een template voor het bijhouden van deze administratie kun je indien gewenst opvragen bij Ugoo. Voor softwareontwikkelaars kan de urenadministratie vaak eenvoudig worden geïntegreerd in een urenregistratiesysteem.
Uit een projectadministratie moeten per project op overzichtelijke wijze de volgende zaken kunnen worden herleid:
De aard en de inhoud van de S&O-werkzaamheden;
De voortgang van de S&O-werkzaamheden gerelateerd aan het doel, de fasering en de tijdsplanning.
N.B. De WBSO-projectadministratie is niet gelijk aan de gehele projectadministratie; het is een aparte administratie wat alleen WBSO-waardige activiteiten behelst. Deze projectadministratie kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten, zoals vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, testresultaten, meetverslagen, berekeningen, etc. Voor softwareontwikkelaars blijkt de projectadministratie vaak grotendeels uit een versiebeheersysteem. Belangrijk is dat dit gerelateerd wordt aan het WBSO-project, dat documentatie voorzien is van een datum, en dat herleid kan worden wie verantwoordelijk is voor de totstandkoming van de programmatuur.
Indien tevens WBSO is aangevraagd voor kosten/uitgaven die tijdens een project worden gemaakt (in tegenstelling tot ‘forfaitair’), moeten de gemaakte kosten/uitgaven ook worden geadministreerd. Hierin dient op overzichtelijke wijze per project te kunnen worden afgeleid welke kosten/uitgaven zijn gemaakt voor het (in de beschikking opgenomen) S&O-werk. Bewaar hiertoe zoveel mogelijk documentatie, zoals offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, contracten, betaalbewijzen, nota’s, etc. Het is tevens van belang dat deze documenten zijn voorzien van een datum.
De volgende documenten dienen door WBSO-aanvragers te worden bewaard:
S&O-uren- en projectadministratie
De WBSO kosten- en uitgavenadministratie (indien aangevraagd)
Een kopie van de aanvra(a)g(en) en S&O-verklaring(en)
Mededeling(en) betreffende correctie S&O-uren, correctie-S&O-verklaring(en) en correctieaangifte(n)
Alle genoemde documentatie mag digitaal worden bewaard. NB: De bewaartermijn van de WBSO-administratie is minimaal 7 jaar. Zorg er verder voor dat binnen 10 werkdagen de gemaakte S&O-uren zijn vastgelegd.

Waarom is een goede WBSO-administratie belangrijk?

Een goede WBSO-administratie voorkomt boetes of terugbetalingen tijdens controles en zorgt dus voor een makkelijke verantwoording van de aangevraagde S&O-uren. Ook moet er aan het begin van elk jaar een urenrealisatie van het jaar ervoor worden doorgegeven. Bewaar de administratie daarom goed, zelf de administratie van tot wel 7 jaar geleden.

Controlebezoeken

De RVO voert steekproefsgewijze controles uit bij organisaties die gebruikmaken van WBSO. Tijdens deze WBSO-controles worden de S&O-werkzaamheden gecontroleerd op basis van de verplichte WBSO-administratie. We raden aan om direct contact met ons op te nemen wanneer een controle wordt aangekondigd. We begeleiden je dan tijdens het gehele proces.

WBSO-realisatie mededelen

Organisaties zijn verplicht binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar zowel het aantal gerealiseerde S&O-uren als de gerealiseerde S&O-kosten en -uitgaven van alle op een kalenderjaar betrekking hebbende S&O-verklaringen elektronisch mee te delen aan de RVO. Bij een lager dan begrote uren-, kosten- en/of uitgavenrealisatie, vindt er naar rato een aanpassing van de S&O-bijdrage plaats. Indien dan wel het complete S&O-bedrag is verrekend, moet het teveel verrekende bedrag worden gerestitueerd aan RVO. Bij het niet voldoen aan de mededelingsplicht kan een boete opgelegd worden. Ugoo kan deze mededeling voor je uit handen nemen.

Hoe ondersteunt Ugoo jouw bedrijf met de WBSO-administratie?

Ieder softwarebedrijf maakt op haar eigen manier gebruik van de verschillende systemen. Wij hebben veel ervaring met verschillende systemen en begeleiden jullie hier graag in. Ook zijn wij gespecialiseerd in het analyseren van innovatietrajecten, het formuleren van subsidieaanvragen én het begeleiden en verbreden na toekenning.

Controlebezoeken voorbereiden en begeleiden

Ugoo helpt jou met een snelle, efficiënte voorbereiding op controlebezoeken. We zorgen dat je volledig voldoet aan alle eisen en met vertrouwen de inspectie ingaat.

Communiceren met subsidieverstrekker

Ugoo ondersteunt jou bij elke stap van je subsidieaanvraag, van het indienen tot het beantwoorden van vragenbrieven en aanvullende verzoeken. Wij zorgen dat je aanvraag volledig, correct en overtuigend is, zodat je maximale kans maakt op succes.

Organiseren van administratieworkshops

Ugoo organiseert praktische administratieworkshops om jou en je team te helpen je administratie efficiënter en overzichtelijker te maken. Met heldere uitleg en concrete tips zorgen we dat je direct aan de slag kunt en een correcte administratie bijhoudt.

WBSO-controles

Volledige ondersteuning

Veelgestelde vragen over de WBSO-administratie

Staat jouw vraag er niet tussen? Stuur ons een bericht!

Stel een andere vraag

Wat is de WBSO en waarom is administratie belangrijk?

De WBSO-subsidie is een belastingaftrek voor bedrijven die investeren in S&O. Een goede administratie is nodig om S&O-uren en kosten te verantwoorden en in aanmerking te komen voor belastingvoordeel.

Welke gegevens moet ik bijhouden voor de WBSO?

Je moet de gewerkte S&O-uren van medewerkers registreren en de kosten die specifiek aan S&O-projecten zijn toe te schrijven, zoals materialen en software.

Hoe kan ik mijn WBSO-administratie het beste organiseren?

Gebruik een duidelijk systeem voor urenregistratie, bijvoorbeeld een digitaal urenregistratiesysteem en bewaar alle facturen en documenten die betrekking hebben op S&O goed.

Wat gebeurt er als mijn WBSO-administratie niet in orde is?

Als jouw bedrijf de administratie niet correct is, kan de RVO de verkregen subsidie verlagen of terugvorderen en kunnen er boetes worden opgelegd.