WBSO Administratie

Organisaties zijn verplicht alle S&O-uren te registreren. Concreet betekent dit dat een registratie gevoerd moet worden van de S&O-uren per persoon, per dag, per project. Deze registratie vormt een essentieel onderdeel van de WBSO-administratie. 

Zorg er verder voor dat de urenadministratie klopt met de verlof- en ziekteadministratie. Daarmee voorkom je eventuele problemen tijdens een controle door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Een template voor het bijhouden van deze administratie kun je indien gewenst opvragen bij Ugoo. Voor softwareontwikkelaars kan de urenadministratie vaak eenvoudig worden geïntegreerd in een urenregistratiesysteem.

Uit een projectadministratie moeten per project op overzichtelijke wijze de volgende zaken kunnen worden herleid:

• De aard en de inhoud van de S&O-werkzaamheden;

• De voortgang van de S&O-werkzaamheden gerelateerd aan het doel, de fasering en de tijdsplanning.

N.B. De WBSO-projectadministratie is niet gelijk aan de gehele projectadministratie; het is een aparte administratie wat alleen WBSO-waardige activiteiten behelst. Deze projectadministratie kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten, zoals vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, testresultaten, meetverslagen, berekeningen, etc. Voor softwareontwikkelaars blijkt de projectadministratie vaak grotendeels uit een versiebeheersysteem. Belangrijk is dat dit gerelateerd wordt aan het WBSO-project, dat documentatie voorzien is van een datum, en dat herleid kan worden wie verantwoordelijk is voor de totstandkoming van de programmatuur.

Indien tevens WBSO is aangevraagd voor kosten/uitgaven die tijdens een project worden gemaakt (in tegenstelling tot ‘forfaitair’), moeten de gemaakte kosten/uitgaven ook worden geadministreerd. Hierin dient op overzichtelijke wijze per project te kunnen worden afgeleid welke kosten/uitgaven zijn gemaakt voor het (in de beschikking opgenomen) S&O-werk. Bewaar hiertoe zoveel mogelijk documentatie, zoals offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, contracten, betaalbewijzen, nota’s, etc. Het is tevens van belang dat deze documenten zijn voorzien van een datum.

De volgende documenten dienen door WBSO-aanvragers te worden bewaard:

• S&O-uren- en projectadministratie

• De WBSO kosten- en uitgavenadministratie (indien aangevraagd)

• Een kopie van de aanvra(a)g(en) en S&O-verklaring(en)

• Mededeling(en) betreffende correctie S&O-uren, correctie-S&O-verklaring(en) en correctieaangifte(n)

Alle genoemde documentatie mag digitaal worden bewaard. NB: De bewaartermijn van de WBSO-administratie is minimaal  7 jaar. Zorg er verder voor dat binnen 10 werkdagen de gemaakte S&O-uren zijn vastgelegd. Door een sluitende bewaarplicht na te leven, voldoe je niet alleen aan de verplichtingen maar voorkom je ook dat de RVO bij een controle minder uren of kosten toekent dan opgevoerd.