De belangrijkste voorwaarde waaraan je moet voldoen om gebruik te maken, is dat jij het zogeheten speur- en ontwikkelwerk gedaan hebt voor het project waar je winst uit behaalt. Oftewel, je hebt een S&O-verklaring nodig voor jouw project (meer over de S&O-verklaring). Heb je die S&O-verklaring, dan moet je vervolgens winst maken met jouw ontwikkelde innovatie. Oftewel, de voordelen die je haalt uit je innovatie moeten de voortbrengingskosten (de kosten die je gemaakt hebt om de innovatie te ontwikkelen) overschrijden. Dat noemen we de drempel voor de Innovatiebox en die bereken je als volgt: 

De winst uit de innovatie - (Het bedrag aan ontwikkelkosten dat je nog moet ‘terugverdienen’ + de ontwikkelkosten die je dit jaar hebt gemaakt). Heb je in eerdere jaren een verlies geleden op je innovatie? Dan telt dat ook mee en wordt de drempel verhoogd. Valt je winst in een jaar lager uit dan de drempel? Dan schuift de resterende kostenpost door naar volgend jaar. Pas als je winst boven de drempel uitkomt, betaal je over dat deel het lage Innovatiebox-tarief van 9%. 

Benieuwd of jouw bedrijf in aanmerking komt? 

Voor bedrijven die eenvoudiger willen profiteren van de Innovatiebox, bestaat er een forfaitaire regeling, waarmee je een vast percentage (forfait) kunt kiezen waarop je de Innovatiebox wilt toepassen. Dit forfait biedt een gestandaardiseerd belastingvoordeel zonder dat een complexe berekening van de winst uit innovatie nodig is. Het forfait bedraagt 25 procent van de winst vóór toepassing van de Innovatiebox. Dit is vooral relevant voor kleinere bedrijven of organisaties die net starten en nog geen uitgebreide boekhouding van innovatiegerelateerde winsten kunnen overleggen. Wanneer het forfait precies interessant is, hangt af van de specifieke situatie van je bedrijf. Wil je hier meer over weten? Lees hier meer over de Innovatiebox forfaitaire regeling.

De Innovatiebox en de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) versterken elkaar en vormen samen een krachtige stimulans voor innovatieve bedrijven. De WBSO verlaagt de loonkosten van speur- en ontwikkelingswerk (S&O) door middel van een fiscale tegemoetkoming. Omdat een S&O-verklaring (verkregen via de WBSO) vaak een vereiste is om gebruik te maken van de Innovatiebox, is het slim om deze regelingen te combineren. 

Met de WBSO verlaag je dus eerst de kosten voor innovatie, doordat je minder loonbelasting betaalt. Vervolgens zorgt de Innovatiebox ervoor dat je minder vennootschapsbelasting betaalt over de winst die voortkomt uit die innovaties. Het mes snijdt dus aan twee kanten. 

Een echte deadline kun je het niet noemen, maar in principe is de deadline voor het gebruikmaken van de Innovatiebox gelijk aan het vastleggen van de aanslag over het betreffende belastingjaar. Oftewel, je kunt de keuze maken om (een deel van) je vennootschapsbelasting in de Innovatiebox te laten vallen zolang de aanslag voor dat jaar nog niet onherroepelijk vaststaat. Je kunt verder de Innovatiebox op ieder moment aanvragen.  

Let wel op, want om er gebruik van te maken heb je een zogeheten ruling nodig van de Belastingdienst. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen, dus start je aanvraag om te komen tot een SVO (vaststellingsovereenkomst) liever te vroeg dan te laat.