Om je hierin wegwijs te maken, licht ik in dit blog de verschillen tussen kosten en uitgaven toe – in het kader van de WBSO – en ga ik in op welke kosten en uitgaven subsidiabel zijn, en welke algemene en specifieke uitsluitingen gelden. Tot slot geef ik een concreet advies bij je keuze tussen het forfait en een aanvraag van werkelijke kosten en uitgaven.

WBSO: het verschil tussen kosten en uitgaven

Uitgaven zijn betalingen (investeringen) die je doet voor nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen ten behoeve van eigen R&D. Kosten zijn grofweg alle andere betalingen voor het doen van eigen R&D, bijvoorbeeld voor verbruiksgoederen, materialen of uitbesteed werk (niet te verwarren met uitbesteed onderzoek of inhuur van arbeid).

WBSO: subsidiabele kosten en uitgaven

Alleen kosten en uitgaven die direct toerekenbaar zijn aan eigen R&D komen in aanmerking voor de WBSO. Dat betekent dat kosten en uitgaven een oorzakelijke relatie moeten hebben met R&D. Uitgaven mogen naar rato worden toegerekend, maar kosten moeten ook uitsluitend dienstbaar zijn aan de uitvoering van R&D. Dat wil zeggen dat kosten niet voor een deel kunnen worden toegerekend, maar volledig (=100%) toerekenbaar moeten zijn aan de eigen R&D-werkzaamheden.

Er bestaan echter uitzonderingen. Soms kun je voor een kostenpost niet bepalen voor welk bedrag deze kosten ten behoeve van het eigen R&D zijn gemaakt (bijvoorbeeld bij ingekochte grondstoffen). In een aantal gevallen mag je daarom met objectief verifieerbare gegevens berekenen welk deel van het totale kostenbedrag uitsluitend dienstbaar is aan eigen R&D.

Voorbeelden?

Bij fysieke productontwikkeling komen kosten in aanmerking, zoals de aanschaf van verbruiksgoederen, materialen en onderdelen voor het doen van proeven of het maken van proefbatches. Daarnaast mag je kosten opvoeren voor de aanschaf van materialen en onderdelen voor het zelf vervaardigen van een prototype zonder productieve of commerciële betekenis. Kosten voor het laten vervaardigen van prototypes in het kader van een eigen ontwikkelingsproject komen ook in aanmerking.

Kosten en uitgaven voor ICT?

Voor IT-ondernemingen komen slechts enkele kosten en uitgaven in aanmerking voor de WBSO, omdat de toerekenbaarheid en dienstbaarheid aan het eigen R&D veelal niet duidelijk aanwijsbaar is of objectief valt te berekenen. Een voorbeeld hiervan is de aanschaf van licenties voor specifieke softwaretools die noodzakelijk zijn voor het zelf ontwikkelen van technisch nieuwe programmatuur. Met dergelijke licenties vervaardig je niet uitsluitend technisch nieuwe software, maar wordt ook routinematig programmeerwerk verricht, dat niet in aanmerking komt voor de WBSO.

Kosten voor de huur van apparatuur of gebouwen komen in aanmerking, indien die uitsluitend dienstbaar zijn aan de eigen R&D-werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan huurkosten van een serverruimte waar specifieke HSM’s of testmodules draaien die enkel gericht zijn op het beveiligen dan wel testen van technisch nieuwe programmatuur.

WBSO: niet-subsidiabele kosten en uitgaven

Als kosten en uitgaven geen duidelijk aanwijsbaar oorzakelijk verband hebben met jouw R&D-werkzaamheden, dan komen deze niet voor WBSO in aanmerking. De regeling kent daarnaast een aantal algemene uitsluitingen, zoals kosten voor marktonderzoek of het aanvragen en in stand houden van octrooien (op zichzelf geen R&D). Als je prototypes ontwikkelt die je voor commerciële of productieve doeleinden inzet, dan komen de kosten die hiermee gemoeid zijn (bijvoorbeeld materialen) niet in aanmerking. Als je het prototype verschroot na het aantonen van het werkingsprincipe, dan komen de bijbehorende kosten wel in aanmerking. Indirecte kosten en uitgaven, zoals opleidingen en cursussen, beurs- en congresbezoeken, computers en licenties voor software voor algemeen bedrijfsgebruik komen niet in aanmerking.

Tevens zijn er specifieke uitsluitingen van kosten, zoals kosten van uitbesteed onderzoek, voor inhuur van arbeid, afschrijvingskosten, financieringskosten, en kosten voor aankoop of verbetering van grond. Tot slot zijn er specifieke uitsluitingen van uitgaven, zoals aanschaf van tweedehands bedrijfsmiddelen, apparatuur, instrumenten of faciliteiten ten behoeve van door derden te verrichten R&D, en investeringen waarvoor een energie-investeringsaftrek (EIA) of milieu-investeringsaftrek (MIA) is verkregen.

Advies bij keuze voor forfait of werkelijke kosten en uitgaven

Bij je eerste WBSO-aanvraag in een kalenderjaar mag je kiezen tussen het forfait en het regime van werkelijke kosten en uitgaven. Voor ICT-bedrijven is het forfait interessant, omdat slechts een beperkt aantal kosten en uitgaven kwalificeren voor de WBSO. Als gevolg zijn de kwalificerende kosten en uitgaven dermate laag, waardoor het forfait een groter voordeel oplevert met minder administratieve verplichtingen. Indien je hoge kosten en/of uitgaven verwacht die volledig aan je R&D-project(en) gerelateerd kunnen worden, dan kan het voordeliger zijn om te kiezen voor het regime van werkelijke kosten en uitgaven. Je dient dan per project een administratie bij te houden die inzicht geeft in de kosten en uitgaven en daaraan verbonden betalingen. Vanuit Ugoo bieden we jou hierbij graag ondersteuning!