Met de subsidiecheck kom jij te weten of jouw innovatieve onderneming in aanmerking komt voor een subsidieregeling. Ontdek het snel!
Doe de subsidie check
WBSO-uren-administratie
Voor de WBSO moet er een goede administratie worden bijgehouden, waaronder de uren- en projectadministratie. De RVO controleert of de aangevraagde S&O-uren daadwerkelijk worden gerealiseerd, waardoor een accurate urenregistratie essentieel is. Zorg dat je urenadministratie op orde is en start vandaag nog met Ugoo!
Wat is een WBSO-urenadministratie?
Wanneer je WBSO-subsidie ontvangt, moet je aan een aantal verplichtingen voldoen. De RVO controleert namelijk of bijvoorbeeld de uren uit de aanvraag wel worden gerealiseerd, ookwel de urenmededeling genoemd. Als je niet aan alle voorwaarden voldoet, moet je misschien een deel van de subsidie terugbetalen of krijg je een boete. De WBSO-urenadministratie is een deel van de verplichte WBSO-administratie. De projectadministratie en eventuele administratie rondom kosten & uitgaven maken de administratie compleet.
Waarom is een nauwkeurige WBSO-urenadministratie belangrijk?
Een nauwkeurige WBSO-urenadministratie is essentieel voor de WBSO. De WBSO-administratie dient als bewijsstuk voor de daadwerkelijke uren die aan speur- en ontwikkelingsprojecten zijn besteed. Het zorgt voor transparantie en voorkomt eventuele waarschuwingen of boetes door incomplete administratie die tijdens de controlebezoeken van de RVO.
Hoe hou je een correcte WBSO-urenadministratie bij?
Organisaties zijn verplicht alle S&O-uren te registreren. Concreet betekent dit dat een registratie gevoerd moet worden van de S&O-uren per persoon, per dag, per project.
Zorg er verder voor dat de urenadministratie klopt met de verlof- en ziekteadministratie. Een template voor het bijhouden van deze administratie kun je indien gewenst opvragen bij Ugoo. Voor softwareontwikkelaars kan de urenadministratie vaak eenvoudig worden geïntegreerd in een urenregistratiesysteem.
Veelgemaakte fouten bij WBSO-urenregistratie
Er zijn een aantal veelvoorkomende fouten die organisaties maken bij de WBSO-urenadministratie:
Onvolledige registratie: Niet alle gewerkte S&O-uren of -projecten worden vastgelegd.
Vage beschrijvingen: Activiteiten worden niet specifiek genoeg omschreven.
Geen scheiding van reguliere en R&D-werkzaamheden: Uren voor niet-subsidiabele activiteiten worden ten onrechte meegenomen.
Te laat invullen: Uren worden achteraf ingevuld, wat kan leiden tot onnauwkeurigheden.
Tips voor een efficiënte WBSO-urenadministratie
Uit de administratie moet op duidelijke wijze kunnen worden afgeleid welke speur- en ontwikkelingswerkzaamheden zijn verricht en hoeveel tijd daaraan is besteed door de betrokken S&O-medewerkers. De subsidieverstrekker (RVO) voert namelijk steekproefsgewijs controles uit om te achterhalen of de beschreven WBSO-projecten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dit betekent dat je als organisatie je WBSO-administratie op orde moet hebben. Hier zijn een aantal tips voor een makkelijk bij te houden urenadministratie:
Wekelijks bijhouden
Werk je WBSO-administratie wekelijks bij om verwarring te voorkomen. Zo houd je overzicht op uren en werkzaamheden en voorkom je fouten.
Urenadministratie
Alleen S&O-ren binnen de WBSO-periode komen in aanmerking. Houd minimaal per dag en per project bij hoeveel uren aan S&O-werkzaamheden zijn besteed. Registreer ook verlof- en verzuim uren om bij controles een complete administratie te tonen.
Urenstaat controleren
Urenstaten hoeven niet te worden ingediend, maar moeten bij controles beschikbaar zijn. Zorg dat alleen technisch onderlegde medewerkers op de loonlijst uren registreren.
Documenten centraal bewaren
Bewaar alle relevante documenten, zoals aanvragen, beschikkingen en urenstaten, op één centrale plek. Maak slim gebruik van tools zoals Git of Trello of om automatisch WBSO-data te verzamelen.
Tip: Een overzichtelijke en complete administratie vergroot je kans op succes bij controles.
WBSO-uren-administratie
De belangrijkste vragen over de WBSO-urenadministratie worden hier beantwoord.
Staat jouw vraag er niet tussen?
Wat zijn de vereisten voor een WBSO-urenadministratie?
De administratie moet inzichtelijk, compleet en controleerbaar zijn. Het moet duidelijk zijn welke uren aan WBSO-projecten zijn besteed, door wie en aan welke activiteiten.
Hoe lang moet ik de WBSO-urenadministratie bewaren?
De administratie moet ten minste zeven jaar bewaard worden..
Wat gebeurt er als mijn WBSO-urenadministratie niet op orde is?
Bij een onvolledige of incorrecte administratie kan RVO de WBSO-aanvraag deels of volledig afkeuren en kan een terugvordering plaatsvinden.
Is het verplicht om een specifieke tool te gebruiken voor de WBSO-urenregistratie?
Nee, er is geen verplichte tool. Je mag elke methode gebruiken, zolang de registratie voldoet aan de gestelde eisen. Je kan gebruik maken van tools zoals Git, Trello of een tool die je al gebruikt om automatisch WBSO-data te verzamelen.
Hoe kan Ugoo je ondersteunen bij je WBSO-urenadministratie?
Tijdens het WBSO-traject houd je een urenadministratie en projectadministratie bij. In het geval van softwareontwikkeling houd je ook de geproduceerde code bij in een versiebeheersysteem.
Er bestaat geen "one size fits all" aanpak voor WBSO. Daarom helpen wij met de inrichting van de administratie en de integratie met de bestaande bedrijfsvoering. Zo maken we het zo makkelijk mogelijk.