Wat is een WBSO-urenadministratie?
De WBSO-urenadministratie is het onderdeel van de WBSO-administratie waarin je precies bijhoudt hoeveel tijd je medewerkers besteden aan speur- en ontwikkelingswerk (S&O). De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) gebruikt deze administratie om te controleren of de aangevraagde uren daadwerkelijk zijn gemaakt. De urenadministratie gaat verder dan alleen het noteren van gewerkte uren. Het moet inzicht geven in welke S&O-medewerker, op welke dag, en aan welk project uren heeft besteed. Daarmee vormt het de basis voor een correcte verantwoording richting de RVO.
Wat telt mee als WBSO-uren?
Alleen uren die direct te maken hebben met speur- en ontwikkelingswerk (S&O) tellen mee. Het gaat hierbij om werkzaamheden die voor jouw organisatie technisch nieuw zijn en waarbij je zelf technische knelpunten oplost. Voorbeelden zijn:
Het ontwikkelen en testen van nieuwe software of programmatuur,
Het ontwerpen en bouwen van prototypes of nieuwe productonderdelen,
Het uitvoeren van technisch-wetenschappelijk onderzoek binnen een S&O-project.
Wat niet meetelt zijn routinematige of ondersteunende werkzaamheden, zoals administratie, marketing of het uitvoeren van standaardtesten. Voor de RVO moet het altijd duidelijk zijn dat de uren besteed zijn aan technisch vernieuwende S&O-werkzaamheden die bijdragen aan de innovatiekracht van je organisatie.
Waarom is een nauwkeurige WBSO-urenadministratie belangrijk?
Een nauwkeurige WBSO-urenadministratie is essentieel voor de WBSO. De administratie dient als bewijsstuk voor de daadwerkelijke uren die aan speur- en ontwikkelingsprojecten zijn besteed. Het zorgt voor transparantie en voorkomt eventuele waarschuwingen of boetes door incomplete administratie die tijdens de controlebezoeken van de RVO.
Hoe hou je een correcte WBSO-urenadministratie bij?
Een correcte urenadministratie vraagt om discipline en structuur. De RVO verwacht dat je per medewerker, per dag en per project bijhoudt hoeveel S&O-uren er zijn besteed. Alleen zo is te herleiden welke werkzaamheden onder het WBSO-project vallen en hoeveel tijd eraan is besteed.
Een goede urenadministratie bevat minimaal:
De naam van de S&O-medewerker.
Het aantal uren per dag en per project.
Een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden.
Correcties in verband met ziekte- of verlofregistratie.
Zorg dat de registratie wekelijks of zelfs dagelijks wordt bijgewerkt. Achteraf invullen leidt vaak tot onnauwkeurigheden en vergroot de kans op fouten. Je mag hiervoor gebruik maken van Excel, een eigen tool of geautomatiseerde systemen zoals Git, Trello of Slack zijn toegestaan zolang de gegevens controleerbaar en betrouwbaar zijn.
Veelgemaakte fouten bij WBSO-urenregistratie
Er zijn een aantal veelvoorkomende fouten die organisaties maken bij de WBSO-urenadministratie:
Onvolledige registratie: Niet alle gewerkte S&O-uren of -projecten worden vastgelegd.
Vage beschrijvingen: Activiteiten worden niet specifiek genoeg omschreven.
Geen scheiding van reguliere en R&D-werkzaamheden: Uren voor niet-subsidiabele activiteiten worden ten onrechte meegenomen.
Te laat invullen: Uren worden achteraf ingevuld, wat kan leiden tot onnauwkeurigheden.
Tips voor een efficiënte WBSO-urenadministratie
Uit de administratie moet op duidelijke wijze kunnen worden afgeleid welke speur- en ontwikkelingswerkzaamheden zijn verricht en hoeveel tijd daaraan is besteed door de betrokken S&O-medewerkers. De subsidieverstrekker (RVO) voert namelijk steekproefsgewijs controles uit om te achterhalen of de beschreven WBSO-projecten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dit betekent dat je als organisatie je WBSO-administratie op orde moet hebben. Hier zijn een aantal tips voor een makkelijk bij te houden urenadministratie:
Wekelijks bijhouden
Werk je WBSO-administratie wekelijks bij om verwarring te voorkomen. Zo houd je overzicht op uren en werkzaamheden en voorkom je fouten.
Urenadministratie
Alleen S&O-ren binnen de WBSO-periode komen in aanmerking. Houd minimaal per dag en per project bij hoeveel uren aan S&O-werkzaamheden zijn besteed. Registreer ook verlof- en verzuim uren om bij controles een complete administratie te tonen.
Urenstaat controleren
Urenstaten hoeven niet te worden ingediend, maar moeten bij controles beschikbaar zijn. Zorg dat alleen technisch onderlegde medewerkers op de loonlijst uren registreren.
Documenten centraal bewaren
Bewaar alle relevante documenten, zoals aanvragen, beschikkingen en urenstaten, op één centrale plek. Maak slim gebruik van tools zoals Git of Trello of om automatisch WBSO-data te verzamelen.
Tip: Een overzichtelijke en complete administratie vergroot je kans op succes bij controles.
