WBSO controle

Wat is een WBSO-controle?

De WBSO-controle is een administratieve controle door de RVO bij bedrijven die WBSO-subsidie ontvangen. Tijdens deze controle kijkt een RVO-adviseur of de opgegeven S&O-werkzaamheden daadwerkelijk hebben plaatsgevonden, passen binnen de regeling en of het aantal gerealiseerde S&O-uren overeenkomt met de aanvraag. De RVO verifieert dit door middel van documentatie: urenregistraties, projectdocumentatie en bewijsstukken van technische vernieuwing.

Veel organisaties kiezen ervoor om vooraf een pre-audit of interne check te laten doen. Daarmee wordt beoordeeld of de administratie compleet is en voldoet aan de eisen van de RVO. Zo verklein je de kans op correcties en kun je een controlebezoek met vertrouwen ingaan.

Waarom voert de RVO WBSO-controles uit?

Het doel van een WBSO-controle is het waarborgen dat subsidie terecht wordt toegekend. De RVO-adviseurs controleren daarom of de opgegeven S&O-werkzaamheden en het aantal gerealiseerde S&O-uren aansluiten bij de aanvraag.

In de praktijk krijgt ieder bedrijf dat gebruikmaakt van de WBSO periodiek een controle. Gemiddeld gebeurt dit eens in de zeven jaar en meestal over het laatst afgesloten boekjaar. Soms is er echter een directe aanleiding voor een aangekondigde WBSO-controle. Dat kan het geval zijn wanneer deadlines niet zijn gehaald, er correcties op S&O-uren of BSN’s zijn ingediend, of wanneer er grote verschillen zijn tussen de aangevraagde en gerapporteerde uren. Ook eerdere onregelmatigheden kunnen aanleiding zijn voor een controle.

Het doel blijft altijd hetzelfde: zeker stellen dat de regeling op de juiste manier wordt toegepast en dat de administratie volledig voldoet aan de wettelijke eisen.

Wat wordt er gecontroleerd bij een WBSO-controle?

Tijdens een WBSO-controle beoordeelt de RVO of jouw WBSO-administratie overeenkomt met de ingediende aanvraag. De focus ligt op de vraag of de opgevoerde S&O-werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd en of het aantal gerealiseerde S&O-uren correct is.

De RVO kijkt daarbij naar verschillende onderdelen:

• Urenadministratie

• Projectadministratie

• Eventuele kosten en uitgaven

Bij een aangekondigde WBSO-controle kan de RVO-adviseur vragen om aanvullende stukken of uitleg. Het doel is te toetsen of jouw organisatie de regeling correct toepast en de administratie aan de wettelijke vereisten voldoet.

Twee soorten WBSO-controles

De RVO voert achteraf controles uit op de S&O-administratie over het afgesloten kalenderjaar waarvoor de WBSO is aangevraagd. Deze controles kunnen via een deskcontrole of een bedrijfsbezoek plaatsvinden. Bij beide vormen wordt beoordeeld of jouw administratie aansluit bij de aanvraag en voldoet aan de wettelijke eisen.

Deskcontrole

Bij een deskcontrole vraagt de RVO (een deel van) de administratie digitaal op. Dit kan gaan om de urenadministratie, de projectadministratie of specifieke documentatie die de voortgang en resultaten van het WBSO-project onderbouwen. De RVO toetst vervolgens of deze informatie overeenkomt met de ingediende aanvraag. Vaak worden er aanvullende vragen gesteld over de projecten of betrokken medewerkers.

Bedrijfsbezoek

Bij een bedrijfsbezoek komt een RVO-adviseur op locatie om de administratie te beoordelen. Dit is een meer uitgebreide controle waarbij vaak de volledige WBSO-administratie onder de loep wordt genomen. De adviseur bekijkt documenten, controleert steekproefsgewijs de registratie en kan toelichting vragen aan medewerkers. Een bedrijfsbezoek duurt doorgaans enkele uren, afhankelijk van de omvang en complexiteit van de projecten.

Hoe bereid je je voor op een controle?   

Tijdens een controle bekijkt de adviseur onder andere de project- en urenadministratie. Het is dus belangrijk dat deze administratie op orde is en dat je alle benodigde documenten kunt overleggen. Lees hier meer over de WBSO-administratie.   

Voor de WBSO-subsidie ben je verplicht een goede administratie bij te houden. Bij een controle kun je zo de benodigde documenten makkelijk aanleveren. We merken dat een goede voorbereiding het controlebezoek aanzienlijk prettiger maakt. Hierbij een aantal tips:  

• Bereid een (korte) bedrijfspresentatie voor waarin je de RVO meeneemt in de organisatie. Leg daarbij de focus op de WBSO-organisatie en -administratie. Hiermee kan je direct een aantal vragen vanuit de RVO op voorhand beantwoorden.  

• Controleer of het aantal gerealiseerde uren overeenkomt met de in de mededeling gerapporteerde uren.  

• Zijn er onregelmatige uren geboekt, bijvoorbeeld op feestdagen of weekenden? Controleer of hier een logische verklaring voor is.  

• Check of alle S&O-medewerkers ook zijn opgegeven bij de mededeling en dat er alleen uren geschreven zijn door deze medewerkers.  

• Maak je gebruik van de mogelijkheid om kosten en uitgaven op te geven? Zorg dat hier een duidelijk overzicht van is in bijvoorbeeld Excel en dat alle facturen beschikbaar zijn.  

• De RVO kijkt naar de gehele administratie, zorg dat deze verzorgd, overzichtelijk en gemakkelijk toegankelijk is.

Ugoo helpt bij WBSO controles   

Ugoo heeft als doel dat al onze klanten een correcte WBSO-administratie hebben. Hiermee wordt de kans op terugbetalingen geminimaliseerd. We ondersteunen je met administratieworkshops, jaarlijkse checks en begeleiding bij controlebezoeken. Door het proces direct goed in te richten voldoe je aan de eisen van de RVO, voorkom je uitzoekwerk achteraf en weet je zeker dat je een controle met vertrouwen tegemoet kunt zien.

WBSO proefcontrole

Bij een pre-controle nemen onze specialisten jouw administratie grondig door en toetsen deze op volledigheid, consistentie en naleving van de RVO-richtlijnen. We signaleren mogelijke knelpunten op voorhand en zorgen zo voor een vlekkeloze controle.

• Een grondige analyse van de urenadministratie

• Een inhoudelijke analyse van de projectdocumentatie

• Gerichte adviezen over verbeteringen en aandachtspunten

• Templates die voldoen aan alle bij RVO geldende richtlijnen, indien nodig

 Is er bij jouw organisatie een controle aangekondigd of heb je negatieve ervaringen gehad in het verleden? Dan kunnen onze ervaren specialisten je helpen om goed voorbereid te zijn op elke controle. Neem contact op met Ugoo voor een vrijblijvende kennismaking!