Met de subsidiecheck kom jij te weten of jouw innovatieve onderneming in aanmerking komt voor een subsidieregeling. Ontdek het snel!

Doe de subsidie check
WBSO controles
Ondernemers die gebruikmaken van de Wet ter Bevordering Speur- en Onderzoekswerk (WBSO) moeten aan een aantal administratieve verplichtingen en voorwaarden voldoen. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) kan hierop controleren. Bij een WBSO-controle wordt aan de hand van je WBSO-administratie gekeken of de uitgevoerde werkzaamheden overeenkomen met je aanvraag en of de uren- en projectadministratie correct zijn bijgehouden. Het is van belang goed voorbereid te zijn, een onvoldoende administratie kan namelijk leiden tot terugbetaling van de ontvangen subsidie. Wij leggen het controleproces uit en geven tips voor een efficiënte WBSO-administratie.
Wat is een WBSO-controle?
De WBSO-controle is een administratieve controle die door de RVO wordt uitgevoerd bij bedrijven die WBSO-subsidie ontvangen. Het doel is te verifiëren of de werkzaamheden die in de aanvraag zijn opgegeven daadwerkelijk zijn uitgevoerd, en of de uren- en projectadministratie klopt.
Waarom zijn er controlebezoeken?
Controlebezoeken kunnen voorkomen omdat er een aanleiding is. Dit kan zijn omdat de deadlines niet gehaald worden of de aanvrager na het verstrijken van deadlines correcties uitvoert op WBSO-uren of BSN’s. Of er is een opvallend verschil zit tussen de aangevraagde en gerapporteerde uren. Of omdat er bij een eerdere controle onregelmatigheden zijn geconstateerd.
WBSO-controles hebben als doel te waarborgen dat er terecht subsidie wordt uitgekeerd. Periodieke controles komen voor bij alle bedrijven die gebruik maken van de WBSO. Gemiddeld gebeurt dit eens in de 7 jaar en gaat nagenoeg altijd over het laatst afgesloten boekjaar.
Deskcontrole of bedrijfsbezoek?
In de regel voert de RVO op twee manieren controles uit. Bij een deskcontrole vraagt de RVO (een deel van) de administratie op. Dit kan zowel om de urenadministratie gaan, als de projectadministratie inclusief relevante documentatie. De RVO toetst zo of de administratie overeenkomt met de aangevraagde subsidiabele activiteiten. Ook kunnen er aanvullende vragen worden gesteld over het WBSO-project en de medewerkers. Bij een bedrijfsbezoek komt een adviseur van de RVO langs op locatie om de administratie te beoordelen. Dit is vaak een uitgebreidere controle waarbij de adviseur alles rondom de WBSO onder de loep neemt en de administratie steekproefsgewijs doorlicht.
Hoe bereid je je voor op een controle?
Tijdens een controle bekijkt de adviseur onder andere de project- en urenadministratie. Het is dus belangrijk dat deze administratie op orde is en dat je alle benodigde documenten kunt overleggen. Lees hier meer over de WBSO-administratie.
Voor de WBSO-subsidie ben je verplicht een goede administratie bij te houden. Bij een controle kun je zo de benodigde documenten makkelijk aanleveren. We merken dat een goede voorbereiding het controlebezoek aanzienlijk prettiger maakt. Hierbij een aantal tips:
Bereid een (korte) bedrijfspresentatie voor waarin je de RVO meeneemt in de organisatie. Leg daarbij de focus op de WBSO-organisatie en -administratie. Hiermee kan je direct een aantal vragen vanuit de RVO op voorhand beantwoorden.
Controleer of het aantal gerealiseerde uren overeenkomt met de in de mededeling gerapporteerde uren.
Zijn er onregelmatige uren geboekt, bijvoorbeeld op feestdagen of weekenden? Controleer of hier een logische verklaring voor is.
Check of alle S&O-medewerkers ook zijn opgegeven bij de mededeling en dat er alleen uren geschreven zijn door deze medewerkers.
Maak je gebruik van de mogelijkheid om kosten en uitgaven op te geven? Zorg dat hier een duidelijk overzicht van is in bijvoorbeeld Excel en dat alle facturen beschikbaar zijn.
De RVO kijkt naar de gehele administratie, zorg dat deze verzorgd, overzichtelijk en gemakkelijk toegankelijk is

Ugoo helpt bij controles
Ugoo heeft als doel dat al onze klanten een correcte WBSO-administratie hebben. Hiermee wordt de kans op terugbetalingen geminimaliseerd. Dit doen we door middel van administratieworkshops, jaarlijkse checks en begeleiden we controlebezoeken. Door het aan de voorkant direct goed in te richten, voldoe je aan de vereisten vanuit de wet- en regelgeving, voorkom je uitzoekwerk op een later moment en weet je zeker dat je een controle van de RVO goed doorstaat. Bij de pre-controle nemen onze specialisten de WBSO-administratie onder de loep en controleren deze op volledigheid, consistentie en naleving van alle geldende RVO-richtlijnen. We signaleren op voorhand mogelijke knelpunten en zorgen zo voor een vlekkeloze controle.
Bij een pre-controle komen o.a. de volgende zaken aan bod:
Een grondige analyse van de urenadministratie
Een inhoudelijke analyse van de projectdocumentatie
Gerichte adviezen over verbeteringen en aandachtspunten
Templates die voldoen aan alle bij RVO geldende richtlijnen, indien nodig
Is er bij jouw organisatie een controle aangekondigd of heb je negatieve ervaringen gehad in het verleden? Dan kunnen onze ervaren specialisten je helpen om goed voorbereid te zijn op elke controle. Neem contact op met Ugoo voor een vrijblijvende kennismaking!
Hoe kan Ugoo je ondersteunen?
WBSO-pre controle
Onze WBSO-pre controle zorgt ervoor dat je administratie volledig en consistent is, zodat je goed voorbereid bent op een RVO-controle. We signaleren knelpunten en zorgen ervoor dat je voldoet aan de RVO-richtlijnen, waardoor je risico op terugbetalingen verkleint. Zo ga je met vertrouwen de controle in.
Begeleiding administratie opzetten
Wij helpen je bij het opzetten van een efficiënte WBSO-administratie die voldoet aan alle RVO-vereisten. Onze experts zorgen ervoor dat je uren- en projectadministratie vanaf het begin goed ingericht is. Dit maakt het makkelijker om documenten snel en correct aan te leveren bij een controle.
Periodieke WBSO-ondersteuning
Met periodieke WBSO-ondersteuning blijven jouw administratieve processen up-to-date en voldoen aan de laatste regelgeving. We bieden jaarlijkse checks en gerichte adviezen om je administratie optimaal te houden. Zo ben je altijd goed voorbereid op een controle.
Anne, consultant innovatie en duurzaamheid!
Assertief, ambitieus, nieuwsgierig en gemotiveerd zijn de voornaamste karaktereigenschappen die mij omschrijven.

Veel gestelde vragen over controlebezoeken
De belangrijkste vragen over controlebezoeken worden hier beantwoord.
Staat jouw vraag er niet tussen?
Wat wordt er gecontroleerd tijdens een WBSO-controlebezoek?
De RVO controleert of uw administratie aansluit bij de ingediende WBSO-aanvraag. Dit omvat de urenregistratie, voortgang van projecten en technische documentatie.
Hoe vaak komt de RVO langs voor een controlebezoek?
Er is geen vaste frequentie. Een controlebezoek wordt steekproefsgewijs uitgevoerd of als de RVO twijfels heeft over de administratie of aanvraag.
Hoe lang duurt een WBSO-controlebezoek?
Een controlebezoek duurt meestal enkele uren, afhankelijk van de omvang van je projecten en de volledigheid van de administratie.
Kan ik bezwaar maken tegen de uitkomst van een WBSO-controle?
Ja, als je het niet eens bent met de bevindingen van de RVO, kan je bezwaar maken. Dit moet schriftelijk binnen een bepaalde termijn worden ingediend.
Aan de slag
Is er bij jouw organisatie een controle aangekondigd of heb je negatieve ervaringen gehad in het verleden? Dan kunnen onze ervaren specialisten je helpen om goed voorbereid te zijn op elke controle. Neem contact op met Ugoo voor een persoonlijk advies en ontdek hoe wij u kunnen helpen bij een succesvolle afronding van uw WBSO-controle.