Alles over WBSO-kosten en -uitgaven

Wat zijn WBSO kosten?

Alleen kosten die 100% toerekenbaar zijn aan het ontwikkelingsproject komen voor de WBSO in aanmerking. Er moet dus een helder, aantoonbaar verband zijn tussen het S&O-project en het werk dat hiervoor plaatsvindt, en de kosten die je voorziet te maken. WBSO kosten kunnen bijvoorbeeld bestaan uit de aanschaf van materialen voor de bouw van een prototype.  

Naast de aanschaf van materialen voor het zelf bouwen van een prototype, komen ook kosten voor het laten bouwen van een prototype in aanmerking. Houd er hierbij rekening mee dat het te bouwen prototype geen potentieel productieve of commerciële betekenis mag hebben. Ook de aanschaf van verbruiksgoederen, materialen en onderdelen voor het doen van proeven of het maken proefbatches kan in aanmerking komen, evenals de kosten voor de huur van apparatuur of delen van een gebouw die uitsluitend dienstbaar zijn aan de eigen S&O-werkzaamheden.  

Niet alle kosten kwalificeren. De kosten van hardware, zoals een laptop, komt vaak niet in aanmerking. De reden is dat de laptop vaak breder wordt ingezet, dan het WBSO-werk alleen (niet 100% toerekenbaar). Daarnaast komen kosten van inhuur van arbeid niet in aanmerking. Het uitbesteden, laten bouwen van een (onderdeel van een) prototype door een externe partij kan wél in aanmerking komen.  

Wat zijn WBSO uitgaven?

Kosten breng je ten laste van het bedrijfsresultaat in het jaar waarin ze ontstaan. Uitgaven voor de WBSO zijn daarentegen investeringen. Deze activeer je vaak op de balans en deze schrijf je in meerdere jaren af. Investeringen in bedrijfsmiddelen die worden ingezet voor een S&O-project mogen opgevoerd worden in een WBSO-aanvraag. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de machines die ook gebruikt worden voor S&O-projecten, of een testruimte of cleanroom. 

De uitgaven moeten direct toerekenbaar en dienstbaar zijn aan het S&O-werk. Je moet een objectieve relatie kunnen leggen tussen het bedrijfsmiddel en het S&O-werk. Houd bijvoorbeeld een administratie bij van de bezetting van een testruimte om de inzetbaarheid voor S&O te kunnen bepalen. Voor het opnemen van een uitgave in de WBSO-aanvraag is het moment van ingebruikname van het bedrijfsmiddel leidend. De aanschafwaarde vermenigvuldigd met het percentage inzetbaarheid van het bedrijfsmiddel vanaf de ingebruikname tot en met het einde van het jaar voor S&O-werk bepaalt de waarde die in de WBSO-aanvraag mag verantwoorden. 

WBSO niet- Subsidiabele kosten en uitgaven

Als kosten en uitgaven geen duidelijk aanwijsbaar oorzakelijk verband hebben met jouw WBSO-projecten, dan komen deze niet voor WBSO in aanmerking. De regeling kent daarnaast een aantal algemene uitsluitingen, zoals kosten voor marktonderzoek of voor het aanvragen en in stand houden van octrooien (op zichzelf geen S&O). Indirecte kosten en uitgaven, zoals opleidingen en cursussen, beurs- en congresbezoeken, computers en licenties voor software voor algemeen bedrijfsgebruik, zijn eveneens uitgesloten. 

Daarnaast gelden specifieke uitsluitingen. Zo komen kosten voor uitbesteed onderzoek, inhuur van arbeid, afschrijvingskosten, financieringskosten en kosten voor de aankoop of verbetering van grond niet in aanmerking. Ook uitgaven voor de aanschaf van tweedehands bedrijfsmiddelen, apparatuur, instrumenten of faciliteiten ten behoeve van door derden te verrichten S&O, evenals investeringen waarvoor al een energie-investeringsaftrek (EIA) of milieu-investeringsaftrek (MIA) is verkregen, zijn uitgesloten. 

Wanneer je prototypes ontwikkelt, geldt dat de kosten die hiermee gemoeid zijn (bijvoorbeeld materialen) niet in aanmerking komen als het prototype wordt ingezet voor commerciële of productieve doeleinden. Wordt het prototype echter verschroot na het aantonen van het werkingsprincipe, dan komen de bijbehorende kosten wél in aanmerking. 

Keuze tussen fortfait of wekelijkse kosten en uitgaven

Bij de eerste WBSO-aanvraag in een kalenderjaar kies je voor een forfaitair bedrag of voor een werkelijke inschatting van kosten en uitgaven. Het forfait is een vaste opslag boven op het uurloon (€10 per uur voor de eerste 1.800 uur en €4 per uur voor de meerdere uren boven 1.800 uur). Wanneer je besluit geen inschatting van werkelijke kosten en uitgaven op te voeren in je WBSO-aanvraag opteer je automatisch voor het forfaitaire bedrag. In de praktijk zien we dat IT-bedrijven veelal van het forfait gebruikmaken, omdat de softwareontwikkeling voor het grootste deel arbeidsuren vergt en er niet tot nauwelijks kosten en uitgaven plaatsvinden die kwalificeren voor de WBSO. Het voordeel van het forfait is tot slot dat je hiervoor geen separate administratie hoeft bij te houden.  

Heb je hoge kosten, zoals machines of andere bedrijfsmiddelen die je verwacht in te zetten voor S&O-werkzaamheden? Dan kan het voordelig zijn een aanvraag in te dienen met een inschatting van de werkelijke kosten en uitgaven. Houd er wel rekening mee dat je een aparte kosten- en uitgavenadministratie behoort bij te houden. 

Eenmaal gekozen voor het forfait, of een werkelijke inschatting van kosten en uitgaven, dan staat de keuze vanaf dat moment vast voor het volledige aanvraagjaar. Uiteraard helpen we je graag bij met maken van de beste keuze en het inrichten van de benodigde administratie. 

Ugoo helpt met WBSO-check

Weet je niet zeker welke keuze, forfait of werkelijke kosten, het meeste voordeel oplevert voor jouw situatie? Ugoo helpt je met een handige WBSO-check. Hiermee krijg je inzicht in wat voor jou de slimste keuze is, op basis van je verwachte uren, kosten en uitgaven. 

Wil je direct aan de slag? Doe hier de WBSO-check. 

Onze consultants staan ook klaar om je persoonlijk te adviseren en je WBSO-aanvraag te verzorgen.