WBSO Handleiding

In de WBSO handleiding 2026 vind je precies welke informatie de RVO nodig heeft voor een correcte aanvraag. Zorg dat je alle benodigde gegevens en documenten vooraf klaar hebt, zoals eHerkenning (niveau 3), BSN’s van betrokken medewerkers en relevante technische projectinformatie. Beschrijf je innovatie helder en concreet: wat zijn de  technische knelpunten, welke oplossing onderzoek je en waarom is dit technisch nieuw? Hoe duidelijker en specifieker je dit formuleert, hoe makkelijker de RVO jouw aanvraag kan beoordelen. Bepaal vooraf ook of je kiest voor het forfaitaire kostenregime (vast bedrag zonder extra administratie) of het werkelijke-kostenregime (uitgebreide administratie, maar gebaseerd op je echte kosten en uitgaven). Lees hier verder over kosten en uitgaven van de WBSO.

De WBSO handleiding 2026 beschrijft stap voor stap hoe je je wbso aanvraag indient. De aanvraag gaat via het portaal van de RVO en je kan inloggen met eHerkenning (niveau 3). Daarna is het mogelijk in te vullen welke kostenregime je wilt hanteren. Bij stap ‘projecten’ vul je de uren, werkzaamheden, technische knelpunten en -oplossingen in en eventuele kosten/uitgaven. Als laatste vul je de BSN's in van je personeel, deze zijn nodig voor het berekenen van het S&O-uurloon.

De standaard beoordelingstermijn van een WBSO-aanvraag is binnen drie maanden, maar langer zijn door bijvoorbeeld werkelijke kosten en uitgaven. Als er aanvullende vragen zijn vanuit de RVO geldt de termijn van drie maanden plus de tijd die je nodig hebt om de aanvraag aan te vullen. De RVO streeft ernaar om aanvragen van nieuwe aanvragers binnen een maand te beoordelen, maar hierbij geldt ook de standaard afhandelingstermijn.

Op basis van de geleverde informatie in de aanvraag geeft de RVO een besluit, in de vorm van een beschikking. Per e-mail ontvang je een melding dat de beschikking klaarstaat in het portaal.

Gedurende het WBSO-project is het verplicht dat je een S&O-administratie bijhoudt. Dit bestaat uit een projectadministratie, urenadministratie en eventuele kosten/uitgaven administratie. Een goede S&O-administratie geeft per project eenvoudig en duidelijk inzicht in de aard, inhoud, voortgang en omvang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden. De manier waarop je de S&O-administratie bijhoudt, mag aansluiten bij hoe je normaal jouw administratie bijhoudt. Je beslist ook zelf of je de administratie digitaal of op papier bijhoudt. De WBSO handleiding laat zien hoe je dit op een manier doet die aansluit bij je bestaande processen. In beide gevallen: zorg voor een duidelijke en overzichtelijke administratie. Hiermee heb je (en de RVO, in geval van een controle) snel en makkelijk inzicht in je S&O-project. Het is belangrijk dat je de S&O-administratie 7 jaar lang bewaart.

Na het ontvangen van een S&O-verklaring kan je het voordeel verrekenen via de belastingaangifte. Voor werkgevers met een S&O-verklaring betekent dit dat je minder loonheffing hoeft af te dragen, dit is de S&O-afdrachtvermindering. Hoeveel dit is staat op de S&O-verklaring. 

Je mag de S&O-afdrachtvermindering alleen verrekenen in de aangiftetijdvakken van het kalenderjaar dat op je S&O-verklaring staat. Het maakt niet uit in welke maand je de uren, kosten of uitgaven maakte. Je begint pas met verrekenen vanaf de afgiftedatum op de verklaring. Zonder verklaring kun je de vermindering nog niet toepassen.

Na afloop van het kalenderjaar moet je doorgeven hoeveel S&O-uren je daadwerkelijk hebt gemaakt en, als je hebt gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven, ook die bedragen. Dit heet de mededeling van de realisatie en doe je binnen drie maanden na het jaar waarin je het project uitvoerde, dus uiterlijk 31 maart. Als je uiteindelijk meer of minder uren, kosten of uitgaven hebt dan in de verklaring stond, geef je dat door bij de mededeling van de realisatie.

Stopte je onderneming of eindigt je inhoudingsplicht tussentijds, dan geldt een termijn van één maand na die gebeurtenis. Je doet de mededeling via het aanvraagportaal van RVO. Ben je te laat of doe je geen mededeling, dan kan dat leiden tot een boete én wordt je aantal gerealiseerde S&O-uren op nihil gezet, waardoor je je volledige WBSO-voordeel kwijt bent.