Wat is een WBSO-beschikking en wanneer ontvang ik deze?

Wat is een WBSO-beschikking?

Een positieve WBSO-beschikking bevestigt dat de aangevraagde ontwikkelactiviteiten en S&O-uren voldoen aan de eisen van de WBSO-regeling. Zodra de aanvraag is ingediend, mag het project van start gaan vanaf de eerste aanvraagmaand. Het fiscale voordeel mag echter pas worden verrekend na toekenning van de beschikking. 

Hoewel de termen WBSO-beschikking en S&O-verklaring soms door elkaar worden gebruikt, is er een onderscheid: de WBSO-beschikking bevestigt de goedkeuring van de aanvraag, terwijl de S&O-verklaring nodig is voor de Belastingdienst om het belastingvoordeel toe te passen. 

Daarnaast geldt vanaf de start van het project een administratieve verplichting: zowel de urenregistratie als de projectadministratie moeten direct worden bijgehouden om te voldoen aan de WBSO-regels.

Wanneer ontvang ik de WBSO-beschikking?

Na het indienen van de WBSO-aanvraag heeft de RVO 3 maanden de tijd om de aanvraag te beoordelen, maar in de praktijk duurt dit vaak korter. Toch kunnen verschillende factoren de beoordelingstermijn beïnvloeden. Het moment van indiening, bijlagen, eerste keer aanvraag en een proforma-aanvraag kunnen hier invloed op hebben. Een pro-forma aanvraag kan bovenop de 12 weken ook nog een extra bijkomende opschortingstermijn bevatten. 

Termijnen WBSO-beschikking

Op basis van het type aanvraag hanteert de RvO de afhandelingstermijn, hieronder staan ze uitgelegd: 

• Het indienen van een volledige WBSO-aanvraag gecombineerd met het forfait voor WBSO-kosten en uitgaven levert het snelste resultaat op. In dit geval is de RVO verplicht om binnen drie maanden na de start van de aanvraagperiode (bijvoorbeeld 1 januari 2025) een WBSO-beschikking te verstrekken. 

• Bij een volledig uitgewerkte aanvraag gecombineerd met de werkelijke kosten en uitgaven geldt een maximale afhandelingstermijn van drie maanden plus acht weken. 

• Een pro-forma-aanvraag gecombineerd met het forfait voor WBSO-kosten en uitgaven resulteert in een maximale afhandelingstermijn van drie maanden, vermeerderd met een opschortingstermijn voor het beantwoorden van een WBSO-vragenbrief (die benodigd is voor het aanvullen van een pro-forma-aanvraag). 

• Een pro-forma-aanvraag gecombineerd met de werkelijke kosten en uitgaven leidt tot een maximale afhandelingstermijn van drie maanden plus acht weken, aangevuld met een extra opschortingstermijn voor het beantwoorden van een WBSO-vragenbrief.

WBSO-beschikking na opheffing

Wanneer een bedrijf wordt opgeheven, blijft een WBSO-beschikking geldig voor de periode waarin het bedrijf actief was. Er kan nog steeds gebruik worden gemaakt van de WBSO-voordelen zolang het bedrijf S&O-activiteiten heeft uitgevoerd en de status van het bedrijf nog operationeel is op het moment van het benutten.  

Het is belangrijk om te weten dat je na opheffing nog steeds aan de administratieve verplichtingen moet voldoen. De RVO kan tot zeven jaar na aanvraag nog controleren of de regeling correct is gebruikt. Het voordeel dat nog niet verrekend is komt te vervallen nadat een bedrijf is opgeheven, tenzij de activiteiten door een andere entiteit worden overgenomen. 

WBSO-beschikking verrekenen via de Loonaangiften

Om de beschikking correct te verwerken, wordt de S&O-afdrachtsvermindering (toegekende WBSO-voordeel) verdeeld over de relevante loonperiodes binnen het jaar van toekenning. Om optimaal gebruik te maken van het WBSO-voordeel is het van belang dat het verrekende voordeel overeenkomt met de gerealiseerde S&O-uren. Hierdoor voorkom je een correctie en terugbetaling. Dit draagt bij aan optimaal gebruik van de WBSO-regeling zonder fouten in de loonaangifte. 

WBSO-beschikking verrekenen via de Loonaangiften

Om de beschikking correct te verwerken, wordt de S&O-afdrachtsvermindering (toegekende WBSO-voordeel) verdeeld over de relevante loonperiodes binnen het jaar van toekenning. Om optimaal gebruik te maken van het WBSO-voordeel is het van belang dat het verrekende voordeel overeenkomt met de gerealiseerde S&O-uren. Hierdoor voorkom je een correctie en terugbetaling. Dit draagt bij aan optimaal gebruik van de WBSO-regeling zonder fouten in de loonaangifte.  

WBSO-beschikking verrekenen over eerdere maanden

Je verrekent de S&O-afdrachtsvermindering met de af te dragen loonheffing over de maanden waarvoor je de WBSO hebt aangevraagd. Je mag het WBSO-voordeel pas verrekenen vanaf het moment dat de positieve beschikking is ontvangen. Stel dat de beschikking 3 maanden later komt vanaf de aangevraagde startdatum, dan mag je de S&O-afdrachtsvermindering/ WBSO-voordeel alsnog verrekenen met de voorgaande maanden binnen hetzelfde kalenderjaar, zolang die maanden vallen binnen de periode waarvoor de WBSO is aangevraagd. 

Belangrijk: Een WBSO-aanvraag is niet kalenderjaaroverstijgend. Dit betekent dat je de S&O-afdrachtvermindering niet kunt toepassen op loonheffingen van het vorige jaar of toekomstige jaren. Het volledige verrekeningsproces moet plaatsvinden binnen het kalenderjaar waarvoor de beschikking geldt. 

Hoe lang kun je na een WBSO-beschikking gebruikmaken van de Innovatiebox?

Wanneer je een WBSO-beschikking hebt ontvangen, is het een goed moment om na te denken over de Innovatiebox-regeling. Met deze regeling betaal je minder winstbelasting over de activiteiten die voortvloeien uit de WBSO-werkzaamheden. De WBSO is dus een toegangsticket voor de Innovatiebox.  De exacte afspraken over welke winst binnen de Innovatiebox valt, worden in overleg met de Belastingdienst gemaakt.

Heb je andere vragen over het gebruik en de toepassing van de Innovatiebox, wij denken graag met je mee!