In welke gevallen moet je WBSO terugbetalen?

De WBSO-subsidie is bedoeld om innovatie binnen bedrijven te stimuleren, maar in sommige situaties moet je deze terugbetalen. Dit kan gebeuren als je administratie niet op orde is, je project niet voldoet aan de gestelde voorwaarden, de opgegeven S&O-werkzaamheden niet voldoende zijn uitgevoerd of als je te veel uren hebt opgegeven in de aanvraag. Een correcte aanvraag en goede administratie helpen je om dit te voorkomen. 

Veelgemaakte fouten bij WBSO-aanvragen

De WBSO is een regeling voor innovatieve bedrijven die technisch nieuwe producten, programmatuur of processen ontwikkelen op niveau van de aanvrager. We zien dat er regelmatig fouten worden gemaakt tijdens het WBSO-proces, vooral rondom de administratie. Zulke fouten kunnen leiden tot vervelende consequenties, zoals de verkregen WBSO-subsidie (gedeeltelijk) moeten terugbetalen. Hieronder bespreken we de meest gemaakte misstappen en hoe je ze kunt vermijden. 

1. Onvolledige of onnauwkeurige urenregistratie 

Een sluitende urenregistratie is verplicht. Het komt vaak voor dat S&O-medewerkers hun uren niet consequent bijhouden, of dat registratie pas achteraf gebeurt. Het gevolg hiervan is een betrouwbare administratie die niet te verantwoorden is bij controle. En als je geen bewijs kunt leveren, loop je het risico om de ontvangen subsidie alsnog terug te moeten betalen.  

2. Onduidelijkheid tussen reguliere en S&O-werkzaamheden 

Het is belangrijk om duidelijk onderscheid te maken tussen reguliere werkzaamheden en S&O-werkzaamheden. Als die duidelijkheid ontbreekt, bijvoorbeeld omdat een medewerker aan beide werkt maar dit niet goed wordt vastgelegd, kan dat leiden tot afwijzing van de opgevoerde uren. Dit vergroot het risico op onderrealisatie of zelfs terugbetaling van (een deel van) de ontvangen subsidie. 

3. Te laat of onjuist doorgeven van wijzigingen 

Verandert er iets in je project of team? Dan moet je dat op tijd melden bij de RVO. Denk aan wijzigingen, start- of einddatum van het project, of aanpassingen in de inhoud. Gebeurt dit niet of te laat, dan riskeer je de kans op boetes. Door hier scherp op te blijven, kun je terugbetalen voorkomen. 

4. Geen bewijs van voortgang of resultaten 

De WBSO draait om innovatie. Daarom is het belangrijk om tijdens het traject goed te documenteren welke werkzaamheden er zijn uitgevoerd en welke stappen er zijn gezet. Heb je geen (tussen)resultaten, notulen of documentatie? Dan kan dat bij een controle worden gezien als onvoldoende voortgang, met het risico dat je de subsidie moet terugbetalen. 

De gevolgen van WBSO terugbetalen zijn niet klein. Je verliest niet alleen financiële steun maar loopt ook het risico op boetes of uitsluiting van toekomstige aanvragen. Gelukkig zijn deze fouten goed te voorkomen met een goede uren- en projectadministratie.  

De gevolgen van WBSO terugbetalen

Het terugbetalen van WBSO kan een grote financiële impact hebben op je bedrijf. Naast de terugbetaling zelf kunnen er extra kosten zoals boetes worden opgelegd. Dit kan resulteren in het verlies van eerdere investeringen in innovatie, financiële druk op je onderneming en een mogelijke beperking van toekomstige subsidiekansen. Door tijdig de juiste maatregelen te nemen, kun je deze gevolgen voorkomen. 

Wat gebeurt er na een controle van de RVO

Je hebt een WBSO-aanvraag gedaan, de subsidie is toegekend en de werkzaamheden zijn in volle gang. En dan ineens: een brief van de (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) RVO. Je project wordt gecontroleerd. Geen paniek, een controle hoeft geen probleem te zijn, zolang je administratie op orde is. Maar wat houdt een controle van de RVO eigenlijk in? En wat als je het niet eens bent met de uitkomst? 

Wat houdt een RVO-controle in?

De RVO controleert of je WBSO-aanvraag terecht is toegekend. Ze kijken onder andere naar je urenregistratie, projectdocumentatie en voortgang van het project. Het doel van een controle is om na te gaan of je S&O-team de geplande werkzaamheden uit de aanvraag daadwerkelijk uitvoert. 

Hoe verloopt een RVO-controle?

Een controle kan via een deskcontrole of fysiek zijn. In het eerste geval lever je documentatie aan via e-mail of het portaal van RVO. Bij een fysieke controle komt een adviseur langs op locatie. Tijdens het bezoek worden bijvoorbeeld werkverslagen, projectplannen en interne rapportages doorgenomen. Door de administratie steekproefsgewijs door te nemen, toetsen ze of het werk onder de WBSO valt.  

Hoe voorkom je dat je WBSO moet terugbetalen?

Het voorkomen van een terugbetaling van de WBSO begint bij een zorgvuldige voorbereiding en naleving van de regels. Een nauwkeurige en gedetailleerde administratie is essentieel, evenals het controleren of je project voldoet aan de WBSO-voorwaarden en het indienen van een realistische aanvraag met correcte urenregistratie. Wil je zeker weten dat je aanvraag correct is? Lees meer over ons WBSO-advies. 

 Een goede administratie is belangrijk 

Een correcte en volledige administratie is essentieel om WBSO-terugbetaling te voorkomen. Dit houdt in dat je een duidelijke registratie van S&O-uren bijhoudt, de voortgang en resultaten van het project goed documenteert en bewijsvoering levert van de uitgevoerde werkzaamheden. Lees meer over het belang van een juiste WBSO-administratie. 

Laat Ugoo je helpen bij je WBSO-proces

Van het opstellen van een sterke aanvraag tot het correct bijhouden van je administratie. Met slimme tools en persoonlijke begeleiding zorgen we ervoor dat je voldoet aan alle voorwaarden en geen onnodige risico’s loopt op terugbetaling. Zo haal je het maximale uit de regeling, zonder zorgen.