WBSO controles

Waarom wordt er gecontroleerd? 

WBSO-controles hebben als doel te waarborgen dat er terecht subsidie wordt uitgekeerd. Periodieke controles komen voor bij alle bedrijven die gebruik maken van de WBSO. Gemiddeld gebeurt dit eens in de 7 jaar en gaat nagenoeg altijd over het laatst afgesloten boekjaar. Maar controles komen ook voor omdat er bijvoorbeeld een opvallend verschil zit tussen de aangevraagde en gerapporteerd uren. Of omdat er bij een eerdere controle onregelmatigheden zijn geconstateerd. Controlebezoeken kunnen ook voorkomen omdat er een aanleiding is. Een aanleiding kan zijn omdat deadlines niet gehaald worden of de aanvrager na het verstrijken van deadlines correcties uitvoert op WBSO-uren of BSN’s. 

Deskcontrole of bedrijfsbezoek 

In de regel voert de RVO op twee manieren controles uit. Bij een deskcontrole vraagt de RVO (een deel van) de administratie op. Dit kan zowel om de urenadministratie gaan, als de projectadministratie inclusief relevante documentatie. De RVO toetst zo of de administratie overeenkomt met de aangevraagde subsidiabele activiteiten. Ook kunnen er aanvullende vragen worden gesteld over het WBSO-project en de medewerkers. Bij een bedrijfsbezoek komt een adviseur van de RVO langs op locatie om de administratie te beoordelen. Dit is vaak een uitgebreidere controle waarbij de adviseur alles rondom de WBSO onder de loep neemt, en de administratie steekproefsgewijs doorlicht. 

Hoe bereid je je voor op een controle?  

Tijdens een controle bekijkt de adviseur onder andere de project- en urenadministratie. Het is dus belangrijk dat deze administratie op orde is en dat je alle benodigde documentatie kunt overleggen. Lees hier meer over de WBSO-administratie.  

Voor de WBSO-subsidie ben je verplicht een goede administratie bij te houden. Bij een controle kun je zo de benodigde documenten makkelijk aanleveren. We merken dat een goede voorbereiding het controlebezoek aanzienlijk prettiger maakt. Hierbij een aantal tips: 

• Bereid een (korte) bedrijfspresentatie voor waarin je de RvO meeneemt in de organisatie. Leg daarbij de focus op de WBSO-organisatie en -administratie. Hiermee kan je direct een aantal vragen vanuit de RvO op voorhand beantwoorden. 

• Controleer of het aantal gerealiseerde uren overeenkomt met de in de mededeling gerapporteerde uren. 

• Zijn er onregelmatige uren geboekt, bijvoorbeeld op feestdagen of weekenden? Controleer of hier een logische verklaring voor is. 

• Check of alle S&O-medewerkers ook zijn opgegeven bij de mededeling en dat er alleen uren geschreven zijn door deze medewerkers. 

• Maak je gebruikt van de mogelijkheid om kosten en uitgaven op te geven? Zorg dat hier een duidelijk overzicht van is in bijvoorbeeld Excel en dat alle facturen beschikbaar zijn. 

• De RVO kijkt naar de gehele administratie, zorg dat deze verzorgd, overzichtelijk en gemakkelijk toegankelijk is. 

Resultaat van een controle 

Een WBSO-controle heeft een viertal mogelijk uitkomsten. 

1. Wanneer de administratie op orde is en uit de controle geen onregelmatigheden naar voren komen, heeft dit geen gevolgen. Goed gedaan! 

2. Bij een grotendeels kloppende administratie, waar toch één of enkele kleine onregelmatigheden worden geconstateerd kan er een advies worden afgegeven. In dit geval bestaat de kans dat hier in de opvolgende jaren op gecontroleerd wordt. 

3. Bij grote onregelmatigheden, waarbij de RVO constateert dat er (deels) ten onrechte subsidie is ontvangen, kan er een urencorrectie worden gedaan. In dat geval moet het te veel genoten subsidiegeld worden terugbetaald.  

4. Als er bewust en/of herhalende onregelmatigheden voorkomen kan er naast een terugbetaling ook nog een (verplichte) boete worden opgelegd.