Met de WBSO-subsidie kunnen loonkosten voor speur- en ontwikkelingswerk (Research & Development, R&D) verlaagd worden. Dit kan de ontwikkeling van een product, productieproces en software zijn. Daarnaast is de WBSO ook bedoeld voor technisch wetenschappelijk onderzoek. Het innovatietraject dient uitgevoerd te worden door het eigen personeel. De WBSO-regeling kan voor ondernemers ook leiden tot een voordeel op de inkomstenbelasting. De subsidie wordt voorafgaand aan- of tijdens het innovatietraject aangevraagd. De fiscale korting die de WBSO met zich mee brengt, geldt alleen voor toekomstige R&D-werkzaamheden – het werkt dus niet met terugwerkende kracht. Daarnaast moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan.
WBSO Compliance uitgelegd
Wat is WBSO compliance?
Compliance is een vakterm voor de naleving van de geldende wet- en regelgeving in een organisatie. Voor de WBSO geldt dat je na toekenning “compliant” moet zijn om deze te behouden. In feite is het een dure term die inhoudt dat je afspraken nakomt om te voldoen aan de wet- en regelgeving van de RVO. Je moet namelijk kunnen aantonen dat je inspanningen hebt geleverd zoals in de aanvraag staat beschreven. Dit doe je door het bijhouden van een urenadministratie en projectadministratie.
Hoe ziet dat er in de praktijk uit?
In de WBSO-aanvraag wordt een inschatting gemaakt hoeveel uren er tijdens het project aan R&D-werkzaamheden besteed zullen worden. Deze houd je bij in de urenadministratie, zodat achteraf zichtbaar is dat de geclaimde uren daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Dit doe je voor iedere persoon, per dag, per project. Er moet daarin een duidelijk onderscheid zijn tussen de werkzaamheden die onder WBSO vallen en welke niet. In het geval van softwareontwikkeling moet de geproduceerde code zichtbaar zijn in het versiebeheersysteem.
De projectadministratie omvat de aard, inhoud en voortgang van het project. Hierin geef je aan wat het doel van het project is. Daarnaast geef je aan wat de knelpunten zijn en hoe je het doel gaat behalen. Ten slotte noteer je de voortgang. Kijk hier voor tips voor de WBSO-administratie!
Controlebezoek
De RVO kan ook een controlebezoek aankondigen waarin de volledige administratie van een WBSO-project wordt geïnspecteerd. Dit kan zowel voor lopende projecten als voor een gesloten boekjaar, tot wel 7 jaar terug. Organisaties dienen dus officieel tot 7 jaar terug aan documentatie bewaren.
Nadat de RVO de urenrealisatie heeft onderzocht, kijkt zij inhoudelijk naar de knelpunten en wie er heeft meegewerkt van de eigen loonlijst. Indien de administratie in orde is, behoud je het recht op de WBSO. Wanneer de uren- en projectadministratie geen duidelijk inzicht geven in de omvang, aard, inhoud en voortgang, kan een ambtenaar verschillende besluiten nemen. Veelal wordt er een officieel advies gegeven. Dit advies is gericht op het verbeteren van de administratie zodat deze compliant wordt. Daarnaast bevat dit de afspraak dat de administratie bij een volgende controle volledig voldoet aan het advies.
Soms vindt er een herberekening plaats, bijvoorbeeld wanneer er minder R&D-uren zijn gerealiseerd dan opgegeven. In dat geval moet je terugbetalen en valt de vergoeding lager uit. In het ergste geval krijg je een boete.
Hoe richten wij de compliance in?
Nadat de WBSO-aanvraag is goedgekeurd, is het verhaal dus niet afgelopen. De administratie moet goed worden ingericht. Dit is onderdeel van onze dienstverlening en daarom besteden wij hier veel tijd en aandacht aan. Doordat wij kennis hebben van verschillende urenregistratie-, projectmanagement- en versiebeheersystemen, weten wij goed welke tools ondersteuning bieden voor een sluitende administratie. Zo wordt het makkelijk om de projectadministratie in te passen in de huidige bedrijfsvoering. We bepalen samen met de projectmanager welke manier het best aansluit op de organisatie.
Roan, consultant innovatie!
Met een brede interesse in innovaties en economie bedien ik een klantportfolio variërend van IT-ontwikkeling tot fysieke productontwikkeling voor zowel startups als MKB. Dit stelt mij in staat om mijn kennis op fiscaal- en technisch gebied continu te verbreden en organisaties te ondersteunen bij technische innovatieprojecten.
Binnen Ugoo ben ik gespecialiseerd in IT-ontwikkeling, WBSO, WBSO-administratie, Innovatiebox, en Innovatieregelingen.