WBSO-administratie voor IT-bedrijven

Het doen van een WBSO-aanvraag

In tegenstelling tot traditionele (bijvoorbeeld fysieke) ontwikkelaars, kunnen IT-developers deze administratielast minimaliseren. Dit doen zij door de meeste code automatisch vast te leggen. Hoe je dit precies doet, vind je terug in deze blog. Maar allereerst beantwoorden we de vraag: wat is het verschil tussen een reguliere en technisch nieuwe ontwikkeling? Daarna leggen we uit wat de RVO van softwarebedrijven verlangt van je WSBO-administratie. En tot slot vertellen we welke slimme tools en systemen je dan kunt inzetten voor de WBSO-administratie.

Wanneer vraag je WBSO-subsidie aan?

Voor een goede WBSO-administratie moet je allereerst een goede afweging maken tussen een reguliere of technisch nieuwe ontwikkeling.

Een technisch nieuwe ontwikkeling herken je aan 2 dingen: het heeft een risicofactor & een onderzoekscomponent tijdens de ontwikkelfase. Met andere woorden: je weet vooraf niet zeker of de ontwikkeling zal slagen. Hierbij ontwikkel je een prototype met een innovatief, technisch werkingsprincipe. Een werkingsprincipe betekent hierin de (stapsgewijze) technische werking van de programmatuur.

Bij een reguliere ontwikkeling daarentegen, ontbreekt de risicofactor juist. Dit kan meerdere redenen hebben. Bijvoorbeeld omdat een developer bepaalde ontwikkelingen al vaak met succes uitvoerde. Of dat bepaalde technieken simpelweg geen risico’s vormen.

Projectadministratie van je WBSO

Uit de WBSO-administratie moet je eenvoudig en duidelijk kunnen afleiden: 1, welke ontwikkelactiviteiten zijn uitgevoerd, en 2, hoeveel tijd die activiteiten kostten. Een goede administratie geeft inzicht in de aard, inhoud en voortgang van de ontwikkelprojecten. Daarvoor heb je 2 zaken nodig:

1. een S&O-urenadministratie

2. een aparte S&O-projectadministratie

De urenadministratie

De RVO stelt dat een urenadministratie minimaal bestaat uit:

• Een registratie per persoon, per dag en per project hoeveel uren er aan S&O-werkzaamheden zijn besteed. Dit is voldoende om aan de wettelijke eisen te voldoen.

Let op: wij adviseren om ook de volgende activiteiten te registreren:

• Overige gewerkte uren per dag (dit hoef je niet te specificeren).

• Verlof- en verzuimuren. Mogelijk doet de RVO namelijk een cross-check op de verzuim- of verlofadministratie tijdens de controle. 

De projectadministratie

Een goede projectadministratie geeft per project de volgende zaken eenvoudig en herleidbaar weer:

• de aard van de werkzaamheden, ofwel het type activiteit (zoals programmeren of testen);

• de inhoud van de werkzaamheden, ofwel de daadwerkelijke, technische problematiek;

• de voortgang en de resultaten van de werkzaamheden, gerelateerd aan doel, fasering en tijdsplanning.

Ook adviseren wij om  het volgende te bewaren:

• verslagen

• notulen

• tekeningen

• berekeningen

• presentaties

• etc.

Handige systemen en tools voor je WBSO-administratie

Versiebeheer-, planning- en samenwerkingssystemen maken het voor IT-ontwikkelaars relatief eenvoudig om een goede WBSO-administratie bij te houden. Tools zoals Jira bieden de mogelijkheid om automatisch een urenadministratie te genereren. Daarnaast houden versiebeheersystemen (GitHub, BitBucket, etc.) alle wijzingen binnen de code automatisch bij. Door bepaalde commits te kwalificeren als WBSO-waardig kan er makkelijk onderscheid worden gemaakt tussen reguliere en technisch nieuwe code. Tot slot zijn samenwerkingstools (bijvoorbeeld Confluence of Slack) ideaal voor het bijhouden van rapportages, verslagen, notulen en schetsen.

Aangezien ieder IT-bedrijf op haar eigen manier gebruikt van de verschillende tools, helpt Ugoo proactief bij het optimaal inrichten van de administratie. In een gezamenlijke sessie bepalen wij samen met onze klanten wat de meest efficiënte manier is. Vervolgens presenteert Ugoo de administratiewijze samen met de klant aan alle developers. Op die manier ontstaat er draagvlak voor de WBSO en de bijbehorende administratie.  

Ugoo doet je WBSO-aanvraag

Ieder softwarebedrijf maakt op haar eigen manier gebruik van de verschillende systemen. Ugoo heeft veel ervaring in het adviseren hierover. Wij zijn gespecialiseerd in het analyseren van innovatietrajecten, het formuleren van subsidieaanvragen én het begeleiden en verbreden na toekenning. Omdat een volledige ontzorging en hogere subsidieopbrengst zorgt voor meer tijd en ruimte voor ontwikkeling.