Een werkdag in beeld

Het salestraject

Maandag 6 maart, CFO Axel Petersson van MedTech B.V. heeft het contactformulier ingevuld op onze website. Hij geeft aan dat ze vier programmeurs in dienst hebben en een softwareapplicatie ontwikkelen om processen in de zorg te automatiseren en verbeteren. Hij heeft enige ervaring met subsidies, maar het bureau waar hij eerder mee werkte kreeg de WBSO-aanvraag voor het project niet goedgekeurd. Je bereidt je even voor met de beperkte informatie die je hebt en belt Axel op. Hij is positief verrast dat je al zo snel contact opneemt, dat is hij niet gewend. Je geeft aan graag samen te verkennen wat Ugoo voor Axel en MedTech B.V. kan betekenen en plant een digitale kennismaking over drie dagen. Je ervaren collega Hannah en een technisch collega van Axel sluiten dan ook aan.

Je bereidt je samen met Hannah goed voor op het kennismakingsgesprek. Je kijkt naar hun techniek, de organisatie zelf, denkt na over welke relevante referenties je kunt noemen en bepaalt de rolverdeling in het gesprek. Doe jij de introductie van het gesprek, Hannah neemt het wel over als je vastloopt.

Het is donderdagochtend, je wisselt je trui nog snel even om voor een overhemd zodat je er netjes uitziet voor de digitale afspraak. Bij de introductie vertel je kort iets over jezelf en Ugoo en geef je aan dat het doel van deze sessie vooral is om kennis te maken, te leren over hun ambities en onze kennis van en visie over subsidieverwerving met Axel te delen. Het gesprek verloopt behoorlijk soepel. Af en toe vult Hannah je aan, of zet ze het wat scherper neer, maar je bent wel tevreden over het verloop. Je merkt dat Axel enthousiast wordt over de aanpak van Ugoo. Vooral het partnerschap waarbij Ugoo proactief kansen voorlegt en zich committeert aan zowel het binnenhalen als behouden van de subsidie, spreekt hem aan. We kunnen hiermee daadwerkelijk van toegevoegde waarde voor hem zijn en dus stemt hij in met een vervolgafspraak om de details van een mogelijke samenwerking te bespreken.

Na een positief verlopen vervolggesprek, waarbij jullie een concreet plan van aanpak voor MedTech B.V. hebben gepresenteerd en de hoofdlijnen van de samenwerkingsovereenkomst hebben besproken, volgt een korte onderhandeling per mail en telefoon, waarna de overeenkomst wordt gesloten en de echte samenwerking kan starten!

De samenwerking

Je plant binnen een paar dagen een technisch inhoudelijk gesprek met je kersverse klant. In overleg nodig je de CTO en twee lead programmeurs uit om te vertellen over hun innovatie roadmap. Samen met Hannah bereid je ook dit gesprek weer goed voor. Je onderzoekt welke technieken ze gebruiken en maakt een rijtje met mogelijk technische uitdagingen. Bij de introductie van het gesprek legt Hannah nogmaals aan de techneuten uit welke informatie nodig is en hoe we het gesprek gaan invullen. Hun CTO begint met een architectuurschets om alle softwarecomponenten en datastromen in kaart te brengen. In een gesprek van bijna 1,5 uur bevragen jullie vervolgens samen de drie techneuten. Welke technische uitdagingen voorzien jullie in het programmeren van die componenten? Waarom is dat lastig? Waarom lukt dit niet met bestaande technieken? Wat zijn de beperkingen van jullie programmeertalen hierbinnen? Hoe denken jullie dit op te lossen? Wat denken jullie hier concreet voor te gaan ontwikkelen? Wat zijn de technische risico’s van deze oplossing? Het zijn veel vragen, maar het is belangrijk om goed begrip te krijgen van de innovatieplannen binnen MedTech B.V. Je begrijpt niet alles wat ze zeggen, maar weet dat Hannah je hier later wel bij kan helpen. Jullie hebben beiden flink veel aantekeningen gemaakt, dus dat komt zeker goed.

Je gaat in de middag direct aan de slag om al jullie notities te structureren. Je maakt een eerste opzet van de belangrijkste punten en bespreekt dit gelijk even met Hannah. Gelukkig maar, want ze heeft een paar belangrijke inzichten die je opzet veel sterker maken. Hier kun je goed mee uit de voeten. Je wil er graag direct mee aan de slag nu de informatie nog vers is, maar komende twee dagen heb je helaas geen tijd. Je hebt namelijk een trainingsdag gepland met je lichting. Veel rollenspellen, maar wel erg leuk. De dag erna staat er een klantgesprek in Utrecht gepland en nog een andere kennismaking met een lead. Op vrijdag kun je dus eindelijk aan de slag. Je hebt uiteindelijk anderhalve dag nodig om de aanvraag volledig uit te werken. Je hebt nog best wat uitzoekwerk gehad en hebt veel tijd nodig gehad voor het tweede technische knelpunt. Wouter heeft je hier ook nog even bij geholpen gelukkig, je had veel eerder naar hem toe moeten lopen. Hannah geeft haar review en daarna maak je de aanvraag klaar om naar de klant te sturen. Erg benieuwd wat ze er van vinden!

Een week later ontvang je een reactie per mail van de klant. “Wat hebben jullie ons project goed gevat, knap geschreven”. Wat een gaaf compliment. Ze hebben nog wel een paar belangrijke aanvullingen en helaas ook een typo. Maar goed, hiermee kun je de aanvraag finaliseren en klaarmaken voor de interne controle. Ze willen maar liefst 8.000 uur aanvragen voor het project, best een flink project dus. Als dit project volledig wordt goedgekeurd levert dit de klant bijna €90.000,- aan subsidie op: dat is je grootste aanvraag tot nu toe. Na indienen bel je Axel nog even op om ze te bedanken voor de samenwerking in deze aanvraag, waarmee jullie een mooie basis hebben gelegd voor de opvolgende aanvragen. Jullie plannen ook nog een datum voor de compliance workshop. Het is namelijk erg belangrijk dat ze goed weten aan welke verplichtingen ze moeten voldoen en hoe dit zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. Axel geeft aan alle betrokken programmeurs uit te nodigen, ookal zal er geen groot enthousiasme zijn om het over administratie te hebben. Je stelt Axel gerust dat het een effectieve sessie gaat worden en belooft een grote taart mee te nemen om ze te lokken. Je hangt tevreden op, dit was een mooi traject dat je al best zelfstandig hebt kunnen uitvoeren. Je zal Hannah nog even vragen om feedback, zodat je echt lessen kunt trekken. Op naar volledige zelfstandigheid!